Soy proveedor
o contratista
Accedé a información útil y resolvé tus dudas sobre
los procesos internos.
Guía de aprobación
de Estados de Pago
Proceso para contratistas y consultores – Vicuña Argentina.
¿Qué es el Estado de Pago?
El Estado de Pago, en adelante EDP, es el modo utilizado en nuestra empresa para la certificación, revisión y aprobación de los servicios brindados. Utilizamos un formato Excel que nos brinda información importante referente al contrato de servicio que Vicuña tiene con cada uno de sus proveedores. La periodicidad en la mayoría de sus casos es mensual. Aunque también existen casos excepcionales medidos en base al avance de su trabajo. Siempre definido por Contrato.
Objetivo de esta guía:
• Establecer el proceso de aprobación de EDP en Vicuña Argentina.
• Optimizar tiempos de gestión.
• Asignar roles y responsabilidades.
• Definir el flujo de revisión y aprobación hasta la emisión de la orden de facturación.
1.Inicio del proceso
- El contratista o consultor/a debe enviar el EDP y su documentación de respaldo al correo: ar.edp@vicuna.com.
- Asunto del correo:
“Nombre del Contratista – EDP N° XX – Mes – N° de Contrato XXXX”.
2.Revisión de requisitos y formatos
- Control de Costos verifica que el EDP coincida con la orden de servicio/contrato (unidades, precios, moneda).
- Si el EDP incluye ítems no aprobados o no formalizados mediante orden de cambio/adenda, será rechazado.
El EDP debe incluir:
- Nombre de la empresa contratante.
- Datos de la empresa contratista: razón social (obligatorio), CUIT u otros (opcional).
- Detalles del EDP: número correlativo, fechas de emisión y prestación del servicio, período de facturación.
- Datos del servicio: número de contrato, monto aprobado total, monto solicitado, monto acumulado.
3.Documentación de respaldo
El EDP debe estar acompañado de evidencia técnica que respalde el servicio realizado, como por ejemplo:
- Registros fotográficos.
- Actas de entregables (planos, hojas de datos, etc.).
- Informes técnicos aprobados por el usuario.
- Otros documentos acordados en el contrato.
4.Revisión y aprobación
El EDP no implica autorización para facturar.
Áreas que intervienen:
- Control de Costos: Verifica precios, acumulados, documentación técnica.
- Usuario: Revisa aspectos técnicos (horas, avance, alcance).
- Contratos: Verifica condiciones contractuales, adendas, reembolsos.
La validación se realiza en DocuSign, iniciando por Control de Costos y continuando con Usuario y Contratos.
5.Correcciones o rechazo
- Si alguna de las áreas realiza observaciones, el contratista debe corregir y reenviar el EDP (versión “Rev. X”).
- En casos especiales, el EDP puede ser aprobado parcialmente.
6.Emisión de orden de facturación
- Una vez aprobado el EDP, Control de Costos autoriza por correo electrónico la facturación.
- El contratista debe enviar la factura junto con el EDP aprobado al área de Cuentas a Pagar: ar.cuentasporpagar@vicuna.com.